Introduzione

Per chi si occupa dell'organizzazione di eventi, il web è ormai diventato uno strumento di lavoro irrinunciabile. In particolare, social network come Facebook e Twitter offrono molte possibilità quando l'obiettivo è quello di promuovere un'iniziativa e coinvolgere il maggior numero possibile di partecipanti. Tuttavia, le risorse offerte da questi portali hanno diversi limiti: in particolare, i messaggi lanciati attraverso un tweet, un post o la creazione di un gruppo spesso risultano molto dispersivi e, al pari di altre strategie di marketing tradizionali, non danno la possibilità di instaurare un rapporto diretto con il pubblico al quale ci si rivolge.

 

Perché sfruttare le newsletter per pubblicizzare un evento

L'Email Marketing, ovvero la strategia promozionale che si basa sull'invio di newsletter, consente di creare un canale di comunicazione privilegiato con le persone iscritte alla propria mailing list, aumentando di molto le chance che gli inviti spediti si traducano in un effettivo aumento delle presenze agli eventi organizzati.

La posta elettronica permette di raggiungere un pubblico potenzialmente molto vasto, perché qualunque utente della rete possiede almeno una casella email, che, anche grazie a smartphone e tablet, può consultare in qualunque momento della giornata e ovunque si trovi.

Rispetto ad un semplice post su Facebook o ad un tweet, un'email ricevuta al proprio indirizzo è sempre percepita come più personale e, di conseguenza, anche più interessante e degna di attenzione.

Alla base del crescente successo dell'Email Marketing c'è sicuramente la grande efficacia di questo strumento, ma anche la sua economicità e notevole adattabilità a contesti ed esigenze diverse: via email possono essere veicolati testi, immagini e video, ma anche qualunque altra tipologia di contenuto, semplicemente aggiungendo file in allegato o inserendo link a risorse presenti sul web.

 

Gli strumenti di OpenDEM per organizzare le campagne di email marketing

La promozione di un evento, come pure di una serie di incontri, via newsletter può essere gestita con semplicità e con un dispendio minimo in termini di tempo anche da una sola persona, se si ha l'accortezza di sfruttare uno strumento funzionale e sviluppato ad hoc, come OpenDEM. Questa pratica piattaforma web based offre tutti i mezzi necessari per redigere newsletter di qualità e inviarle verso destinatari multipli, comodamente organizzati in una o più liste di contatti.

Compilando il modulo per il calcolo dell'abbonamento è possibile individuare con facilità il pacchetto OpenDEM più indicato per le esigenze della propria campagna ed il suo costo.

Il ricorso ad un servizio professionale per il DEM (ovvero per il Direct Email Marketing) non è solo utile per ottimizzare il proprio lavoro, ma anche per avere la sicurezza che i messaggi inviati giungano a destinazione, senza essere intercettati dai filtri antispam che normalmente bloccano le email spedite verso molteplici destinatari a partire da uno stesso IP.

 

Come impostare le newsletter per pubblicizzare eventi

Uno degli elementi più importanti ai quali badare nella gestione di una newsletter per la promozione di eventi riguarda la creazione e la cura delle mailing list impiegate.

Perché le newsletter spedite possano produrre i risultati attesi e portare ad un incremento dei contatti per la richiesta di informazioni, dell'acquisto dei biglietti per gli eventi promossi e, in generale, del numero dei partecipanti, è fondamentale che i destinatari aprano e consultino i messaggi ricevuti.

Per raggiungere questo scopo, in primis occorre creare liste di contatti di buona qualità, ovvero contenenti indirizzi email:

  • validi e attivi;
  • appartenenti a persone interessate ai contenuti delle newsletter;
  • raccolti con il consenso dei proprietari, sia all'invio dei messaggi promozionali che al trattamento dei loro dati personali.

In più, è sempre possibile raccogliere ulteriori informazioni che consentano di segmentare le liste in base a:

Nella pratica, la soluzione più semplice consiste nel proporre l'iscrizione sia dal vivo, proprio durante gli eventi, gli incontri e le manifestazioni organizzate, che online, collocando in bella vista sul sito delle propria associazione un form per la registrazione al servizio newsletter.

L'amministrazione di un database contenente molti contatti è un'operazione complessa, specie quando si è in possesso di ulteriori informazioni oltre ai semplici indirizzi email. Tuttavia, sfruttando le funzioni di OpenDEM, è possibile gestire molte liste, anche di grandi dimensioni, con semplicità, perché il sistema consente di inserire in automatico tutti i dati desiderati nelle mailing list ed effettua controlli per la verifica dei contatti e la rimozione di quelli che richiedono la cancellazione.

Per sponsorizzare in modo adeguato eventi ricorrendo all'invio di newsletter occorre:

  • specificare sempre in modo chiaro la natura dell'iniziativa in questione;
  • indicare data, orario, location e fornire contatti per le richieste di informazioni e per qualunque chiarimento necessario;
  • proporre la locandina della manifestazione, l'elenco degli ospiti, delle personalità o degli artisti che vi prenderanno parte e il programma dettagliato dell'evento;
  • inviare il calendario aggiornato degli appuntamenti in programma nelle settimane successive;
  • veicolare notizie, approfondimenti e informazioni pensate per stuzzicare l'interesse dei lettori e spingerli a richiedere ulteriori dettagli;
  • offrire ingressi omaggio, sconti su biglietti e altre soluzioni pensate appositamente per attrarre il maggior numero possibile di partecipanti.

Nelle newsletter per la sponsorizzazione di eventi è particolarmente importante:

Lo stile grafico delle newsletter per eventi non deve rispettare standard particolari, sebbene sia sempre opportuno scegliere un'impaginazione chiara dei contenuti, che ne faciliti la lettura. Da questo punto di vista, persino la scelta del carattere e delle dimensioni del font utilizzato ha una sua importanza: il messaggio deve essere reso quanto più possibile comprensibile, tenendo conto anche delle esigenze dei lettori mobile, che consultano le email dagli schermi ridotti di smartphone e tablet.

 

Le strategie da evitare nelle newsletter per eventi

L'errore più grave che si può commettere nelle stesura di una newsletter per la promozione di un evento consiste nel dimenticarsi di suggerire con la giusta enfasi ai lettori come partecipare alla serata, manifestazione o incontro in programma.

Da questo punto di vista, risulta fondamentale una scelta ragionata delle Call to Action, che devono essere sempre poste in evidenza e spiegare in modo chiaro ai destinatari come chiedere ulteriori informazioni, acquistare i biglietti per l'evento, prenotare il proprio posto oppure raggiungere il luogo dell'incontro.

A volte, a ridurre l'efficacia delle newsletter inviate è lo scarso coinvolgimento degli utenti presenti nella mailing list. In questo caso, è consigliabile procedere ad una pulizia della lista, rimuovendo quei contatti che non effettuano mai un click sui collegamenti inseriti all'interno dei messaggi. Con OpenDEM, questa attività risulta molto agevole, perché la piattaforma permette di creare una lista dei “cliccatori”, costituita dagli indirizzi di posta elettronica che sono soliti seguire i collegamenti presenti nelle newsletter.

La promozione di eventi via newsletter è ormai diventato uno standard e il ricorso a questo canale è divenuto indispensabile per chi intende lavorare nell'ambito dell'organizzazione di eventi e delle public relations.