Introduzione

Nella corsa frenetica alla gestione del nostro business e nella cura quotidiana del rapporto con i nostri contatti arriva sempre il momento di fermarsi, tracciare un bilancio dei risultati ottenuti e degli obiettivi raggiunti e ringraziare coloro che ci hanno portato a quel risultato: i nostri lettori e clienti.

È vero, la fatica la facciamo tutta noi: dalla creazione della mailing list all’analisi dei report di ogni invio, tutte una serie di operazioni fondamentali in una campagna DEM (Direct Email Marketing), ma che ci consentono di consolidare il rapporto con la nostra audience. 

Inviare una newsletter di ringraziamento bendispone anche i vostri contatti alla ricezione e apertura delle prossime newsletter che invierete. Scendendo nello specifico abbiamo, inoltre, uno spettro più ampio di vantaggi che questa operazione porterà al nostro business: incremento della fidelizzazione dell’audience; miglioramento dell’immagine del brand; possibilità di richiamare concetti importanti per la nostra impresa sfruttando un contesto più disteso e informale.

Nello specifico abbiamo, uno spettro più ampio di vantaggi che questa operazione porterà al nostro business: incremento della fidelizzazione dell’audience; miglioramento dell’immagine del brand; possibilità di richiamare concetti importanti per la nostra impresa sfruttando un contesto più disteso e informale.

Come nel mondo offline anche in rete ci sono diversi modi di dire “grazie”, non tutti efficaci e adattabili nella stessa misura, per questo andiamo ad analizzare diversi contesti in cui utilizzare la nostra newsletter di ringraziamento e come farlo senza commettere errori.

 

In quali occasioni inviare una newsletter di ringraziamento

Come nell'invio di una newsletter commerciale, anche nel caso di ringraziamento non si deve abusare inviandone troppe. È necessaria una preventiva analisi del nostro business:

  • Se la nostra è una piccola-media attività con un ristretto numero di clienti probabilmente il numero dei nostri iscritti non supererà il migliaio di unità. Ha senso quindi ringraziare i nostri “seguaci” ogni centinaio di iscrizioni registrate.
  • Se gestiamo una grande azienda che interessa migliaia di clienti avrebbe poco senso inviare una segnalazione ogni qualvolta cento nuovi iscritti si sono uniti alla nostra rete. Meglio stimare i nostri successi con un’unità di misura adeguata alla nostra attività.

Scegliere di ringraziare per il raggiungimento di un obiettivo prefissato è un modo indiretto per pubblicizzare il buon risultato. Un certo numero di iscritti alla rete, l’assegnazione di un premio destinato al settore di riferimento, una recensione positiva da parte di un media autorevole oppure l’inserimento nella top ten stilata da un importante sito che opera nel nostro contesto d’interesse, sono tutti validi esempi di ottime occasioni per promuoversi e al contempo ingraziarsi clienti e lettori.

 

Email di ringraziamento in occasione delle feste natalizie

Quale momento migliore delle festività per esprimere gratitudine? Certo, inviare una newsletter di auguri è un’altra pratica da studiare approfonditamente nell’ottica di una buona customer care, ma l’occasione è troppo ghiotta per inviare una semplice cartolina di buone feste.

Il periodo natalizio è perfetto per l’invio di un bilancio annuale dove segnalare i progressi dell’attività, il suo stato di salute e l’eventuale raggiungimento di obiettivi prefissati. Inoltre, si tratta di un momento perfetto per fornire qualche piccola anticipazione sui futuri passi dell’azienda, facendo così alzare il livello di quello che gli anglofoni definiscono “hype”, l’attesa di una novità. Ecco un esempio pratico di possibile incipit:

Salve Mario Rossi, ci fa piacere immaginarti immerso negli ultimi preparativi per goderti queste festività. Anche la nostra azienda ha appena chiuso il bilancio annuale e volevamo informarti che [...]

 

Email di ringraziamento in occasione delle vacanze estive

Stessa operazione è associabile anche alle ferie estive, magari sempre in concomitanza con la chiusura del bilancio annuale, preparando l’audience alla programmazione di settembre, approfittando per segnalare i giorni di chiusura estivi: fornire informazioni utili è sempre il modo più sicuro per tenere alto l’interesse dei nostri lettori, questo vale anche nella scrittura di una newsletter di ringraziamento. Ecco un esempio pratico di possibile incipit:

Salve Mario Rossi, agosto è alle porte, hai già caricato la valigia in macchina pronto a partire? Qualunque sia la tua destinazione volevano augurarti buone vacanze e ringraziarti. Perché? Perché grazie al tuo supporto e a quello degli altri clienti che ci hanno scelto, quest'anno la nostra azienda è cresciuta ancora: 5 nuovi dipendenti si sono aggiunti alla nostra squadra e [...]

 

Eventi off-line: ringraziare per la partecipazione

Una campagna DEM rappresenta un valore aggiunto nell’organizzazione di un qualsiasi tipo di evento. Con il giusto strumento e una buona strategia è sufficiente anche una sola persona per raggiungere in maniera efficace un vasto pubblico. Con il servizio OpenDEM è possibile valutare già in fase di iscrizione l’abbonamento che meglio calza alle nostre esigenze, ottimizzare il proprio lavoro attraverso l’utilizzo di un pannello di controllo veloce e intuitivo avendo la sicurezza di non essere intercettati dai filtri antispam (che normalmente bloccano le email spedite verso molteplici destinatari a partire da uno stesso IP).

Attenzione, una volta concluso l’evento mai dimenticare di ringraziare i partecipanti. Anche in questo caso dobbiamo sempre avere cura di fornire informazioni che diano valore: abbiamo organizzato una raccolta fondi? Forniamo un dato, seppur approssimativo, della raccolta e ribadiamo la destinazione dei fondi; abbiamo inaugurato la nostra attività di ristorazione? Segnaliamo i prossimi orari di apertura e il menù che troveranno gli avventori. Ecco un esempio pratico di possibile incipit:

Salve Mario Rossi, che magnifica serata è stata quella di ieri! Hai già dato un’occhiata alle foto sulla nostra pagina Facebook? L’occasione era di quella da immortalare, grazie anche alla tua partecipazione la nostra fondazione ha raccolto […]. Ti ricordiamo che tutto il ricavato sarà devoluto alla costruzione di un pozzo in [...]

 

Newsletter di ringraziamento: occhio al giusto tempismo

Scegliere quando inviare una newsletter è una decisione delicata quanto fondamentale per ottenere tassi di apertura soddisfacenti. Soprattutto all’inizio è giusto sperimentare diversi giorni della settimana e varie fasce orarie testando l’audience con svariate sollecitazioni per capire quando è meglio premere il tasto invio.

In generale, secondo diversi studi le migliori fasce oraria sarebbero dalle 12:00 alle 15:00 e dalle 18:00 alle 22:00, per quanto riguarda i giorni i più consigliati sarebbero il martedì, il mercoledì e il giovedì.

  • L’invio di un ringraziamento per la partecipazione a un evento va effettuato nelle 24 ore successive allo stesso (ma non troppo presto, daremmo l’impressione di aver preparato un testo prima dell’evento o utilizzato un form standard).
  • Se l’invio coincide con le festività anticipiamo l’invio qualche giorno prima evitando di disturbare i giorni di riposo dei nostri clienti rischiando di sembrare invadenti.
  • Se forniamo come informazione le giornate di chiusura della nostra attività dobbiamo assolutamente inviare le email prima delle ferie e mai durante.

 

Come scrivere una newsletter di ringraziamento

Andiamo ora a vedere nello specifico i passi essenziali per strutturare una newsletter di ringraziamento. 

 

Newsletter di ringraziamento: l’oggetto

Scegliamo un oggetto sintetico che sia compreso nel limite di 50 battute, contestuale a ciò che l’utente leggerà nell’email e che sia chiaro e accattivante. Di contro, evitiamo frasi scritte interamente in maiuscolo, termini che possano far scattare l’allarme spam (gratis, guadagnare, migliore…) e in generale soluzioni sensazionalistiche.

- 5 volte GRAZIE!!!!!

- 5 motivi speciali per inviarti il nostro grazie!

 

Newsletter di ringraziamento: il tono

La prima cosa da decidere è il tono che vogliamo usare per i nostri ringraziamenti, un buon modo per scegliere è analizzare quello che finora è stato lo standard della nostra campagna DEM. Questa speciale newsletter non ha, come abbiamo detto in principio, lo stesso fine pragmatico di ogni altra email ma deve far trapelare un maggior senso di rilassatezza e cortesia. Quindi il primo consiglio è quello di utilizzare un tono più informale rispetto alla norma, ma nel rispetto di quello che è sempre stato il nostro stile: se abbiamo sempre tenuto una certa serietà nei toni non possiamo virare al punto da raccontare una barzelletta ai nostri clienti.

- Ciao Mario Rossi, piaciuti i gamberoni di ieri? Grazie per aver partecipato […].

- Salve Mario Rossi, con il nostro menù a base di crostacei il nostro obiettivo era deliziarti. Ci siamo riusciti? La prossima settimana […]

 

Newsletter di ringraziamento: la lunghezza

Non scriviamo troppo, sono pur sempre dei ringraziamenti. Ci sono altri contesti dove fornire molte informazioni ai lettori, il senso della nostra operazione è mostrarci più empatici e spezzare la monotonia del normale flusso comunicativo tra noi e l’audience. Quindi è da evitare qualsiasi forma di prolissità e spaventosi “muri di parole” che otterrebbero un effetto contrario a quello sperato.

- Periodi più lunghi di dure righe; più di mille battute; prolissità.

- Periodi brevi ed esaustivi; paragrafazione e grassetti per le parole chiave; chiarezza.

 

Newsletter di ringraziamento: la personalizzazione

Un altro consiglio è personalizzare la email sfruttando le funzionalità di OpenDEM: potremmo cominciare il nostro testo con “Ciao (#33Nome) (#34Cognome)” dove #33Nome è il titolo assegnato alla lista dei nomi dei nostri iscritti, e lo stesso per il cognome. In questo modo il sistema invierà a ogni iscritto una email che comincia salutandolo per nome e cognome.

Un altro esempio: “L’appuntamento con questa newsletter è diventato ormai un’abitudine, sei iscritto al nostro servizio dal dal (#35Opt In)” dove #35Opt In richiama la lista che segnala tutte le date d’iscrizione dei nostri utenti.

 

Newsletter di ringraziamento: le immagini

Scegliere le immagini giuste per l’invio di una newsletter di ringraziamento richiede il rispetto di certe regole e l’aderenza a determinati parametri:

- File eccessivamente pesanti che rendano lento il caricamento della newsletter.

- Immagini protette da copyright.

- Utilizzare esclusivamente immagini senza contestuale corredo di testo.

- Immagini di buona qualità che non risultino sgranate.

- Corretto allineamento al testo.

- Indicare un testo alternativo per tutte le immagini inserite nel messaggio.

- Rendere cliccabili le immagini collegandole ad URL esterni scelti con criterio.

 

Newsletter di ringraziamento: no alla Call to Action

A differenza di una normale campagna DEM dove la presenza di una call to action è sempre necessaria per far sì che il cliente passi dalla lettura all’azione, generalmente presentata come un banner che invita al click, in questo caso è meglio utilizzare un’altra strategia.

Abbiamo due soluzioni: scrivere una email di ringraziamento senza alcun tipo di conversione pratica, oppure cercare di fidelizzare il lettore offrendo un piccolo premio. Codice sconto, coupon, contenuti esclusivi, può andar bene qualsiasi simbolo che sancisca l’esclusività dell’interessato, qualcosa che sia ottenibile solo attraverso la newsletter inviata e quindi associ la nostra campagna DEM alla possibilità di ottenere un plus rispetto ai non-iscritti, evolvendosi in una sorta di cliente, appunto, premium.

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