Cosa è una email aziendale

Le email aziendali sono un ottimo strumento per comunicare internamente alla propria azienda, sicuramente uno dei migliori modi per rappresentare il proprio marchio in modo professionale. Spesso le aziende amano personalizzare i propri indirizzi di posta e crearne di nuovi per ogni dipendente acquisito in modo da avere un tone of voice chiaro e risultare professionale. 

Per gestire gli invii di email interni ed esterni all'azienda, specialmente quando si devono spedire grandi quantità di email, si fa uso di servizi per la gestione di email e newsletter come OpenDEM, la piattaforma italiana per la gestione di newsletter che consente di inviare email a più destinatari. OpenDEM ti mette a disposizione 30 giorni di prova gratuita a seguito del quale potrai decidere se continuare con i piani di abbonamento o interrompere il rapporto.

 

 

Esempi di email aziendali

Le email aziendali che spediamo quotidianamente sono il biglietto da visita che mostriamo al destinatario. Se stai cercando dei consigli per sembrare professionale e creare email aziendali adatti al tone of voice del tuo business sei nel posto giusto. Fino a qualche tempo fa, avere una email aziendale con il nome dell'azienda incluso consentiva di avere un tono "enterprise" più evidente, oggi molte aziende decidono di inserire il nome e il cognome del dipendente all'interno dell'indirizzo di posta ad anticipare il nome del provider. Andiamo a vedere le tipologie di email solitamente create dalle aziende.

Esempi di indirizzi email con Yahoo, Google e altri provider famosi

Una delle scelte più economiche e apprezzate è quella di fare uso di indirizzi email creati con provider internazionali come Yahoo o Google. Questi servizi consentono di creare la propria email, anche per i propri dipendenti, in pochi clic e a costo zero. Il vantaggio di approcciare questa tipologia di soluzione sta nella convenienza e nella praticità di creazione. Due esempi di email creabili in questo modo sono:

vendite.nomeazienda@gmail.com

o

cognome.nomeazienda@gmail.com

In questo modo si possono creare indirizzi email per interi divisioni del proprio staff senza troppi problemi. Tuttavia, bisogna anche tenere in considerazione gli svantaggi causati da questa modalità: avere un dominio non personalizzato potrebbe significare una ridotta professionalità agli occhi del destinatario.

Esempi di indirizzi email con dominio personalizzato

Proprio per questo motivo nascono gli indirizzi email con dominio personalizzato. In questo caso le soluzioni sono molte, ma si tratta di servizi a pagamento che possono significare un costo aggiuntivo per l'azienda. Il seguente esempio mostra come sia possibile creare sia indirizzi per i singoli dipendenti che per le divisioni interne all'organizzazione:

cognomedipendente@nomeazienda.it

o

vendite@nomeazienda.it

Gli svantaggi legati a questa pratica consistono in un iter più lungo per la creazione dell'indirizzo email, in costi legati alla creazione di dominio e nella necessità di spendere soldi per ogni nuovo dipendente assunto cancellando gli indirizzi email abbandonati a seguito dell'addio di altri.

Esempi di indirizzi email con nome e cognome del dipendente

In conclusione, l'ultima tipologia è quella di indirizzi email che contengono sia nome che cognome del dipendente. Questo tipo di soluzione è perfetta per quei dipendenti che si devono interfacciare direttamente con i clienti e devono avere un rapporto a tu per tu con l'esterno. Si possono individuare due esempi:

nome.cognome.azienda@gmail.com

nome.cognome@nomeazienda.com

Come si può notare, si possono sia creare con dominio personalizzato che con nome e cognome aggiunto al provider gratuito. La scelte devono essere svolte interamente in funzione del grado di professionalità desiderato e dell'esposizione che gli utenti hanno sul mondo esterno: più sono coinvolti in relazioni con l'esterno, maggiore sarà la necessità di avere indirizzi personalizzati.

dipendente che invia email aziendale con il suo smartphone

Come usare email aziendali in modo professionale

Il modo giusto per fare uso di email aziendali consiste nel dargli il giusto tono, la corretta forma e di utilizzarle in modo corretto facendo uso di tool per la gestione delle email internamente alle aziende. Di seguito trovi tutte le indicazioni utili per configurare correttamente la tua email, dargli un look adatto al contesto e renderla più efficiente facendo uso di strumenti per la gestione delle comunicazioni tramite posta elettronica.

Caratteristiche importanti della email aziendale

Ci sono alcune caratteristiche che non possono essere prese sotto gamba. L'email richiede di definire delle regole fondamentali come:

  • univocità: l'indirizzo di posta deve essere unico e non confondibile con qualsiasi altri indirizzo presente in rete;
  • presenza del carattere speciale @: serve a dividere il nome dell'utente da quello del provider;
  • assenza di altri caratteri speciali: tranne il simbolo "@" non bisogna fare uso di altri caratteri speciali in modo mantenere una buona leggibilità dell'indirizzo;
  • assenza di spazi: non devono essere inclusi spazi, altrimenti l'indirizzo non sarà valido;

Molte, se non tutte queste caratteristiche, ti verranno richieste durante la fase di creazione dell'email. Non preoccuparti troppo, sarà il tuo stesso provider ad indicarti il modo migliore per configurare l'indirizzo di posta.

Fare uso dell'alias per email aziendale

Fare uso dell'alias in un indirizzo di posta elettronica significa farsi individuare con un nuovo nome utente tramite l'email. In questo modo l'indirizzo di posta mario.bianchi@dominio.it può essere mostrato come mario@dominio.it. Tutto funziona su un sistema di inoltro email. 

Questo tipo di soluzione consente di personalizzare gli indirizzi email a propria disposizione senza dover ricreare un nuovo indirizzo ogni volta.

Fare uso di piattaforme di gestione email e newsletter

Una volta creata l'email, non resta altro da fare che farne un uso appropriato per l'azienda. Tutti i migliori business fanno uso di servizi per la gestione di email aziendali e di newsletter esterne. I servizi come OpenDEM ti permettono di inviare simultaneamente a più destinatari una stessa email in modo da ottimizzare il tempo necessario per comunicare con i dipendenti. Molto spesso questi servizi indicano anche statistiche legate al tasso di apertura in modo tale da avere sotto controllo il livello di efficacia delle proprie email.

Questi strumenti sono altamente consigliati anche per contattare i clienti: le newsletter possono essere pensate per invogliare all'acquisto di prodotti e servizi. Inoltre, con le funzionalità interne di OpenDEM, hai anche la possibilità di dividere la tua mailing lista in gruppi a seconda di caratteristiche e interessi comuni dei destinatari, una chance di targettizzazione del cliente con la giusta offerta di assoluta importanza per il proprio business.

 

Quali sono i vantaggi delle email aziendali?

Alcuni dei vantaggi legati all'uso di email aziendali sono stati descritti nelle righe precedenti. Di seguito proviamo a riassumere quanto detto in un poche righe:

  • maggiore professionalità;
  • maggiore efficacia di comunicazione interna;
  • semplicità di invio massivo nel caso di uso di piattaforme di gestione email;