Introduzione

La newsletter aziendale: un mezzo ancora oggi potenzialmente molto utile, ma da adoperare con misura e solo per veicolare tipologie ben precise di contenuti. In questa guida, scopriamo come sfruttare OpenDEM per organizzare un perfetto sistema di newsletter per comunicati aziendali.

L'Email Marketing è ormai uno strumento utilizzato da imprese e attività commerciali di qualunque tipologia, tanto per l'invio diretto di materiale promozionale a contatti e clientela, quanto per le operazioni di branding, ovvero finalizzate al miglioramento della reputazione di un marchio e del suo rapporto con il pubblico di riferimento.

L'efficacia delle newsletter, ovvero dei bollettini inviati periodicamente per posta elettronica, è legata alla notevole versatilità delle email e alla sempre maggiore facilità con cui possono essere consultate: smartphone e tablet offrono la possibilità di connettersi in qualunque momento e ovunque ci si trovi, così, sempre più persone leggono i messaggi nell'instante in cui li ricevono, aumentando le chance che i contenuti e le Call to Action attirino la loro attenzione, portando alle conversioni desiderate.

Le newsletter non si rivelano utili solo per proporre l'acquisto di prodotti o servizi o sponsorizzare le attività di una brand, ma rappresentano una risposta perfetta anche per tutte quelle situazioni in cui è necessario inviare email in massa, verso un numero particolarmente elevato di indirizzi di posta elettronica.

Il caso più comune è quello delle newsletter aziendali, uno strumento perfetto per distribuire in modo rapido e sicuro comunicazioni al personale di un'impresa di medie o grandi dimensioni.

In effetti, ricorrere al servizio di webmail aziendale o ad un comune client di posta elettronica per l'invio di un messaggio verso destinatari multipli è una soluzione poco consigliabile dal momento che:

  • i tempi richiesti per l'inoltro di tutte le email possono essere molto lunghi;
  • il processo rischia di rallentare i server dell'azienda.

Anche quando lo scopo di una newsletter non è puramente commerciale, è utile ricorrere ad uno strumento professionale, come OpenDEM che grazie alla completezza e alla semplicità dei suoi tool consente di creare un messaggio e consegnarlo a grandi liste di utenti con un dispendio di tempo e risorse minimo e assicurando un tasso di consegna pari al 100%, in presenza di mailing list di qualità.

 

Come impostare le newsletter aziendali

L'istituzione di un servizio newsletter per le comunicazioni aziendali consente di creare un filo diretto con tutto il personale, utile sia per la diffusione di informazioni di servizio che per curare il rapporto con i lavoratori e migliorare il loro sentiment.

La raccolta dei contatti per la creazione delle mailing list è semplificata, dal momento che si è già in possesso dei dati necessari, come pure del consenso al loro trattamento e all'utilizzo dell'indirizzo di posta elettronica per l'invio di comunicazioni.

È utile procedere ad un'attenta attività di profilazione dei contatti, suddividendoli sulla base delle mansioni ricoperte all'interno delle azienda, del reparto, dell'anzianità di servizio o di qualunque altra caratteristica ritenuta di rilievo.

Segmentare le liste di contatti sulla base degli interessi degli utenti è una delle strategie più utili nell'ambito dell'Email Marketing, perché rende possibile l'invio di newsletter specifiche, da rivolgere solo a gruppi particolari di lavoratori.

I contenuti delle newsletter aziendali possono spaziare molto. In genere, esse risultano utili per la diffusione di:

  • comunicazioni di servizio, relative a chiusure (o aperture) straordinarie, variazioni di procedure, gestione posti auto, nuovi requisiti di qualità aziendale;
  • avvisi di manifestazioni, incontri e conferenze organizzate dall'impresa;
  • inviti alla partecipazione a tornei sportivi e altre attività ricreative extralavorative;
  • resoconto dei risultati conseguiti da uno specifico reparto o dall'azienda nel suo complesso;
  • segnalazione di corsi e occasioni di formazione offerte dall'attività;
  • messaggi di riconoscimento e ringraziamento per il lavoro svolto;
  • auguri in occasione delle principali festività.

Per quanto riguarda l'impostazione grafica dei messaggi, il consiglio è quello di optare per uno stile semplice e comprensibile, che ponga in evidenza e renda facilmente comprensibili i contenuti attraverso:

È giusto che il logo dell'impresa campeggi sempre in bella vista nelle newsletter aziendali, così da renderle immediatamente riconoscibili.

 

Usi sconsigliati per le newsletter aziendali

Le newsletter aziendali non sono pensate per essere distribuite al di fuori della cerchia dei lavoratori e, pertanto, anche un loro uso non particolarmente attento ai dettagli non le espone al pericolo di ledere l'immagine aziendale.

Tuttavia, scegliere di spedire comunicazioni tramite newsletter al personale senza prestare le dovute attenzioni al progetto può comunque comportare conseguenze da non sottovalutare.

Quando si sfruttano le newsletter per l'invio di dati o informazioni sensibili, è importante selezionare con precisione i contatti ai quali inoltrare i messaggi. OpenDEM contribuisce ad eliminare qualsiasi possibilità di errore, perché prima di procedere all'inoltro delle newsletter richiede di indicare e confermare le liste di destinatari selezionate.

In generale, è consigliabile non ricorrere alle newsletter aziendali come canale di comunicazione ufficiale, per la gestione di avvisi o contenuti delicati, ma preferire mezzi più tradizionali.