Introduzione

Le newsletter per scuole, università o musei sono accomunate dal loro ruolo di canali istituzionali per comunicare in modo diretto con gli iscritti dell'istituto oppure con i frequentatori del sito museale.
Lo stile delle newsletter inviate da una scuola, da un museo o da un'università può essere più o meno formale, dal momento che la finalità delle email può riguardare la diffusione di informazioni di servizio, ma anche la promozione di saggi, meeting, conferenze, esposizione e ogni tipologia di evento al quale si intenda offrire visibilità.

OpenDEM fornisce strumenti semplici ed intuitivi per realizzare newsletter professionali e gestire tutti gli aspetti delle campagne di email marketing. Per attivare un'utenza o richiedere informazioni, è sufficiente compilare il semplice modulo di contatto.

 

Come raccogliere e organizzare i contatti

Scuole, università e musei hanno la possibilità di costruire liste di contatti corpose, semplicemente registrando uno o più indirizzi di posta elettronica al momento dell'iscrizione delle nuove matricole.
Musei e siti storici ed archeologici, invece, possono richiedere questa informazioni in vari momenti, predisponendo angoli riservati all'iscrizione al servizio newsletter lungo i percorsi seguiti dai visitatori, nei pressi dei punti ristoro, all'interno degli store dei souvenir oppure nei pressi dell'uscita.

Ovviamente, i contatti possono essere raccolti anche online, semplicemente integrando un form di registrazione al servizio newsletter collegato direttamente con il database di OpenDEM.

In ogni caso, per incentivare i potenziali destinatari a registrarsi al servizio, è importante focalizzarne l'attenzione sui vantaggi che ne deriveranno:

  • possibilità di ricevere comodamente via email tutte le comunicazioni diffuse dall'istituto;
  • bollettini dei prossimi eventi in calendario;
  • eventuali sconti, promozioni o aperture straordinarie (nel caso dei musei).

Nel rispetto della legge sulla privacy, occorre abilitare sempre la funzione che permette ai destinatari di eliminare il proprio indirizzo dalla mailing list e, viceversa, specificare sempre che la casella di posta elettronica fornita durante le pratiche di iscrizione potrà essere utilizzata per l'invio di comunicazioni e/o di materiale promozionale.

Segmentare le liste di contatti, ovvero suddividerle sulla base delle caratteristiche degli iscritti (anno, classe, corso di laurea, ecc.) può essere molto utile nella gestione dei servizi newsletter rivolti agli studenti (oppure ai loro genitori) perché, all'occorrenza, rende possibile l'invio di messaggi rivolti solo a specifici gruppi di destinatari.
D'altra parte, anche nel caso dei musei può essere molto utile profilare gli interessi degli avventori, così da segnalare mostre o eventi speciali solo a quella fascia di pubblico che risulta esserne interessata.

OpenDEM permette di gestire grandi moli di contatti creando il numero desiderato di liste con pochi click. Ciascuna mailing list può essere personalizzata aggiungendo qualsivoglia campo utile alla profilazione dell'utente (ad esempio, genere, età, interessi, ecc.) e l'importazione può essere completata anche con un semplice copia e incolla a partire da un foglio di calcolo.
In ogni momento, è possibile rimuovere uno o più contatti oppure aggiungerne di nuovi.

 

Lo stile delle newsletter inviate da un istituto scolastico o culturale

Tanto dal punto di vista del tono e del lessico utilizzato, quanto da quello degli elementi grafici inseriti all'interno del messaggio, lo stile di una newsletter istituzionale deve evitare di risultare troppo colloquiale, specie nel caso di comunicazioni ufficiali.
Nel caso di scuole ed università, tutti gli avvisi diramati devono portare in calce la firma del dirigente scolastico, del rettore, della segreteria o comunque di un responsabile al quale i destinatari possano fare riferimento qualora necessitino di ulteriori chiarimenti.

Nel caso delle newsletter inviate da un museo, da un sito archeologico o da una qualunque associazione culturale, i toni potranno essere più informali, specie se l'obiettivo del messaggio è quello di invogliare i destinatari a tornare a visitare l'esposizione permanente o a partecipare ad iniziative particolari.

Per risultare professionale, la newsletter deve essere impaginata correttamente, centrando testi e immagini ed allineandoli in modo ordinato. Nella pratica, i consigli sono quelli di porre la giusta attenzione all'uso dei font, delle dimensioni e dei colori dei testi e ottimizzare l'uso delle immagini, per creare newsletter chiare, leggibili, piacevoli, ma anche con un peso in KB ridotto e prive di quegli elementi che potrebbero mettere in allarme i filtri antispam.

OpenDEM mette a disposizione degli utenti una serie di pratici form predefiniti, ovvero schemi già pronti da compilare con l'aggiunta dei propri testi, immagini e link. In più, il team grafico di OpenDEM può occuparsi dello sviluppo di template ad hoc, realizzando newsletter dall'impatto visivo professionale, integrando al suo interno loghi e simboli dell'istituto.

 

Accorgimenti per le newsletter istituzionali

Tra i particolari più importanti da curare nell'invio delle newsletter di un istituto scolastico, di un'università o di un polo museale spiccano:

  • l'indicazione del mittente
  • la scelta dell'oggetto

Occorre stabilire un nome univoco per il mittente dei messaggi e mantenerlo per tutti gli invii, così da presentarsi sempre in modo chiaro ai destinatari.
Il tono dell'oggetto delle newsletter dovrebbe essere il più possibile asciutto e descrittivo del loro contenuto, ad eccezione di quei messaggi dedicati ad eventi speciali, per i quali può essere indicato il ricorso ad un linguaggio più informale e coinvolgente o, addirittura, all'aggiunta di emoji al titolo per aumentarne il richiamo.

 

Come verificare la ricezione degli avvisi inviati

Quando si utilizza l'invio di newsletter per la diffusione di avvisi o comunicati importanti, come i periodi di chiusura degli istituti, l'inizio dei corsi o l'eventuale sospensione delle lezioni, è importante assicurarsi che i messaggi giungano correttamente a destinazione e che le persone alle quali ci si rivolge abbiamo effettivamente aperto le email.

OpenDEM restituisce statistiche dettagliate relative ad ogni singolo invio, segnalando, tra le altre informazioni, il numero esatto dei messaggi consegnati e quello delle aperture, offrendo un immediato riscontro dell'effettivo raggiungimento dello scopo della newsletter.