Come organizzare i contatti per l'invio di newsletter informative.

Introduzione

Il motivo principale per il quale si sceglie di ricorrere alle newsletter è quello di promuovere la propria attività commerciale oppure una particolare iniziativa, raggiungendo il pubblico di riferimento con messaggi diretti che, sfruttando a pieno le possibilità offerte dalla posta elettronica, veicolino in maniera efficace novità, offerte e proposte studiate ad hoc.

L'Email Marketing, in effetti, consente di ottenere risultati brillanti quando l'obiettivo che ci si pone è quello di incrementare le vendite oppure di investire sulla valorizzazione del proprio brand, aumentandone la notorietà o migliorando il modo in cui viene percepito dai consumatori.

Le finalità di una newsletter non deve essere per forza di natura commerciale: in molti casi, i sistemi che consentono di organizzare grandi liste di indirizzi di posta elettronica e di inviare messaggi a destinatari multipli, garantendone sempre la consegna, tornano utili anche per la semplice distribuzione di notizie e informazioni.

Ad esempio, una grande azienda può scegliere di affidarsi ad un tool adeguato per la consegna di messaggi relativi alle nuove direttive interne, agli eventi organizzati dal gruppo o alle informazioni di interesse generale, rivolgendosi a tutto il proprio personale oppure solo ad determinati uffici.

Allo stesso modo, un servizio per l'invio di newsletter può essere utile anche per centri sportivi, scuole di danza o istituti presso i quali si tengono corsi di formazione, che periodicamente devono comunicare alla propria clientela informazioni circa i periodi di chiusura o magari avvisare della momentanea interruzione di alcune lezioni.

Persino molti enti amministrativi pubblici ricorrono ai sistemi che permettono di inviare email a più destinatari sia per le quanto riguarda le comunicazioni interne che quelle con il pubblico.

 

Come organizzare le liste di contatti per l'invio di comunicati

Le newsletter sono un strumento molto efficace quando si vive l'esigenza di comunicare in modo rapido e diretto con molte persone, con la garanzia che tutti i messaggi inviati giungano a destinazione senza incontrare, ad esempio, l'ostacolo dei filtri antispam.

L'aspetto più importante da considerare riguarda l'organizzazione dei contatti all'interno delle liste.

In questo caso, i destinatari delle comunicazioni sono rappresentati da tutti gli impiegati delle propria azienda oppure da tutti gli iscritti al proprio corso, studio medico o qualunque altra tipologia di attività che offre un servizio al pubblico.

Anche quando le email recapitate non presentano un contenuto apertamente promozionale e non hanno la finalità di vendere un prodotto, nel rispetto della legge sulla privacy è comunque necessario aver ottenuto il consenso degli utenti sia per quanto riguarda il trattamento dei dati personali che per l'invio di materiale informativo via posta elettronica. L'unica eccezione è rappresentata dall'inoltro di comunicazioni aziendali verso gli indirizzi email di lavoro dei dipendenti, che tipicamente offrono il consenso al trattamento dei propri dati personali al momento della firma del contratto.

La raccolta dei contatti nel caso di newsletter finalizzate alla diffusione di avvisi e informazioni generali, che per loro natura non presentano mai una frequenza precisa, può avvenire al momento dell'iscrizione degli utenti ai propri servizi.

Grazie agli strumenti semplici e completi pensati da OpenDEM, una delle piattaforme online per l'Email Marketing più veloci e intuitive nell'utilizzo, è possibile creare e gestire elenchi composti anche da migliaia di contatti con pochi click. OpenDEM permette di sfruttare diversi sistemi per l'upload delle liste, a seconda del formato in cui sono stati raccolti i propri contatti.

In più, per agevolare il lavoro, questo tool controlla automaticamente la validità degli indirizzi inseriti, segnalando quelli digitati in modo scorretto, non più attivi oppure ripetuti più volte all'interno dell'elenco importato sul portale.

Un'altra utile funzione è quella che consente di segmentare le mailing list, raggruppando i contatti che presentano caratteristiche simili all'interno di una serie di sottoliste. In questo modo, si può scegliere di suddividere i lavoratori per area di competenza oppure gli iscritti del centro sportivo per tipologia di corso seguito. In ogni caso, il vantaggio sarà quello di poter scegliere se inviare una determinata comunicazione solo ad uno gruppo particolare di utenti oppure a tutto il proprio bacino d'utenza.

Ovviamente, la tempestività degli invii è fondamentale quando si ha la necessità di diffondere un avviso urgente. Anche da questo punto di vista affidarsi ad OpenDEM rappresenta un'ottima soluzione: il servizio si basa proprio sulla possibilità di scegliere un abbonamento adeguato alle proprie esigenze e di pagare in base ai tempi desiderati per la consegna della newsletter a tutti i contatti presenti nella mailing list.

Così, se si desidera che tutte le email vengano recapitate nell'arco di poche ore, anche in presenza di un numero di destinatari molto elevato, è sufficiente scegliere il pacchetto che garantisce la massima ampiezza di banda disponibile e quindi la maggiore velocità di invio (128 KB/s).

Cogliere le possibilità offerte dalle newsletter anche nel caso delle finalità non commerciali è molto vantaggioso, perché i sistemi studiati ad hoc per l'invio di massa di email semplificano sia la gestione dei contatti che la verifica degli eventuali errori nel corso del processo di invio. In più, si ha il vantaggio di poter curare la presentazione dei propri contenuti, offrendo sempre un'immagine seria e professionale a tutti gli utenti ai quali ci si rivolge.